HubSpot × DATEV: Konfigurationsmöglichkeiten erklärt

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Erfahre, wodurch eine Belegübertragung ausgelöst wird und welche Daten zwischen HubSpot und DATEV Unternehmen Online fließen.

Sobald deine HubSpot × DATEV Unternehmen Online-Integration aktiv ist, übernimmt Moncast die Belegübertragung automatisch. Dieser Guide erklärt, wann übertragen wird und welche Daten in welche Richtung fließen.

Die Detailseite deiner aktiven Integration

Wann wird synchronisiert?

Moncast synchronisiert ereignisbasiert – also genau dann, wenn in HubSpot ein relevanter Beleg entsteht oder sich ändert. Es gibt keinen festen Zeitplan und kein Intervall, in dem Daten „abgeholt“ werden.

Moncast synchronisiert nicht in festen Intervallen, sondern ereignisbasiert: Sobald in HubSpot ein relevanter Beleg vorliegt, reagiert Moncast in der Regel innerhalb weniger Sekunden.

An einem HubSpot-Deal wird ein Beleg (Rechnung als PDF) hinterlegt oder geändert
Der Beleg ist im Status „offen“

Was wird synchronisiert – und in welche Richtung?

PDF-Belege aus HubSpot-Deals werden automatisch an DATEV Unternehmen Online übertragen. Die folgende Übersicht zeigt den Datenfluss:

DATEV Unternehmen Online	Sync-Richtung	HubSpot
Belege		Rechnungen

Welche Daten werden übertragen?

Übertragen wird das Rechnungs-PDF aus dem HubSpot-Deal. Rechnungsnummer und Änderungsdatum werden dabei für den Dateinamen in DATEV verwendet.

Voraussetzungen für die Übertragung

Die Integration ist aktiv und die Belegübertragung ist aktiviert.
Der Beleg liegt als PDF vor (Download-Link in HubSpot vorhanden).
Der Beleg ist im Status „offen“.
Der Beleg wurde noch nicht zuvor übertragen (Schutz vor Doppelübertragung).

Belegtyp festlegen

Auf der Detailseite deiner Integration legst du den Belegtyp fest, den deine übertragenen Rechnungen in DATEV Unternehmen Online erhalten sollen. Der Belegtyp bestimmt, wie die Belege in DATEV eingeordnet und abgelegt werden – zum Beispiel als Rechnungsausgang.

Der Belegtyp ist keine Filterbedingung: Er entscheidet nicht, welche Belege übertragen werden, sondern nur, als welcher Belegtyp sie in DATEV abgelegt werden. Übertragen werden alle Rechnungen, die die oben genannten Voraussetzungen erfüllen.

Sync-Einstellungen: Belegtyp für die Ablage in DATEV

Zuverlässigkeit

Schlägt eine Übertragung einmal fehl (z. B. wegen einer kurzzeitig nicht erreichbaren Schnittstelle), wiederholt Moncast den Vorgang automatisch mehrfach mit zunehmendem Abstand. Eine Querverweis-Logik verhindert, dass derselbe Beleg doppelt übertragen wird. Alle Vorgänge findest du im Sync-Protokoll.

Das Sync-Protokoll verstehen

Auf der Detailseite zeigt das Sync-Protokoll jede Belegübertragung mit einem Status. Diese Status bedeuten:

„Läuft“ – Die Übertragung wurde gestartet und wird gerade verarbeitet.
„Erfolg“ – Der Beleg wurde erfolgreich an DATEV übertragen.
„Übersprungen“ – Eine Voraussetzung war nicht erfüllt (z. B. der Beleg ist nicht im Status „offen“ oder wurde bereits übertragen).
„Fehler“ – Bei der Übertragung ist ein Fehler aufgetreten. Moncast wiederholt den Vorgang automatisch mehrfach.