HubSpot × Lexware Office: Konfigurationsmöglichkeiten erklärt

Erfahre, wodurch eine Synchronisation ausgelöst wird, welche Daten zwischen HubSpot und Lexware Office fließen (inklusive Rechnungs-PDFs zurück nach HubSpot) und wie du die Übertragung mit Deal-Phasen- und Lead-Status-Bedingungen steuerst.

Sobald deine HubSpot × Lexware Office-Integration aktiv ist, übernimmt Moncast die Übertragung deiner Daten automatisch. Dieser Guide erklärt, wann synchronisiert wird, welche Daten in welche Richtung fließen und wie du steuerst, welche Datensätze überhaupt übertragen werden.

Die Detailseite deiner aktiven Integration

Wann wird synchronisiert?

Moncast synchronisiert ereignisbasiert – also genau dann, wenn in HubSpot etwas passiert oder sich der Status einer Rechnung in Lexware Office ändert. Es gibt keinen festen Zeitplan und kein Intervall, in dem Daten „abgeholt“ werden.

• Ein Kontakt oder Unternehmen wird in HubSpot neu angelegt
• Relevante Eigenschaften eines Kontakts oder Unternehmens ändern sich
• Ein verknüpfter Deal wechselt seine Phase (löst eine erneute Prüfung der zugehörigen Kontakte und Unternehmen aus)
• Eine Rechnung in Lexware Office erreicht den relevanten Status (wird als PDF an den HubSpot-Kontakt angehängt)

Was wird synchronisiert – und in welche Richtung?

Kontakte und Unternehmen werden von HubSpot nach Lexware Office übertragen. Zusätzlich werden offene Rechnungen aus Lexware Office als PDF-Notiz an den zugehörigen Kontakt in HubSpot angehängt. Die folgende Übersicht zeigt die Datenflüsse im Detail:

Lexware Office	Sync-Richtung	HubSpot
Kontakte		Contacts
Lexware Office Kontakte ID		Contact Properties
Lexware Office Unternehmen ID		Company Properties
Rechnung		Contacts CMS Files
Unternehmen		Companies

Welche Felder werden übertragen?

Moncast überträgt die folgenden Felder aus HubSpot nach Lexware Office. Felder ohne Wert werden dabei einfach weggelassen. Bei Kontakten:

• Vorname & Nachname
• E-Mail-Adresse
• Firmenname
• Adresse, PLZ, Stadt und Land

Bei Unternehmen:

• Name
• Adresse (inkl. Adresszusatz), PLZ, Stadt und Land

Voraussetzungen für die Übertragung

• Die Integration ist aktiv.
• Die jeweilige Synchronisation (Kontakte, Unternehmen bzw. Rechnungen) ist in den Einstellungen aktiviert.
• Für eine Adresse muss ein erkennbares Land hinterlegt sein – andernfalls wird die Adresse weggelassen.
• Rechnungen werden nur im Status „offen“ als PDF nach HubSpot übertragen.
• Optional konfigurierte Bedingungen (Deal-Phase, Lead-Status) sind erfüllt – siehe unten.

Zuverlässigkeit

Schlägt eine Übertragung einmal fehl (z. B. wegen einer kurzzeitig nicht erreichbaren Schnittstelle), wiederholt Moncast den Vorgang automatisch mehrfach mit zunehmendem Abstand. Eine integrierte Duplikatserkennung verhindert doppelte Datensätze – bei Kontakten anhand der E-Mail-Adresse, bei Unternehmen anhand des Namens.

Übertragung gezielt steuern

Auf der Detailseite deiner Integration kannst du festlegen, welche Datensätze überhaupt übertragen werden. Dafür stehen dir zwei Bedingungen zur Verfügung, die du unabhängig voneinander aktivieren und kombinieren kannst. Sie gelten für die Übertragung von Kontakten und Unternehmen nach Lexware Office.

Sync-Einstellungen: Kontakte & Unternehmen (HubSpot → Lexware Office)

Deal-Phase voraussetzen

Mit der Option „Deal-Phase voraussetzen“ überträgst du Kontakte und Unternehmen nur dann, wenn ein verknüpfter Deal mindestens eine bestimmte Phase erreicht hat. Du wählst dazu eine Pipeline und die gewünschte Mindest-Phase aus. Erst wenn ein zugehöriger Deal diese Phase (oder eine spätere) erreicht, wird der Datensatz übertragen. Die Bedingung gilt für Kontakte und Unternehmen gemeinsam.

Lead-Status-Bedingung

Mit der „Lead-Status-Bedingung“ überträgst du nur Datensätze, die einen bestimmten Lead-Status erreicht haben. Den maßgeblichen Lead-Status wählst du aus deinen HubSpot-Werten aus; die Bedingung lässt sich für Kontakte und Unternehmen getrennt festlegen.

Rechnungen als PDF anhängen (Lexware Office → HubSpot)

In die Gegenrichtung hängt Moncast offene Rechnungen aus Lexware Office automatisch als PDF-Notiz an den zugehörigen Kontakt in HubSpot an. Ob diese Übertragung aktiv ist, steuerst du in den Einstellungen der Integration separat.

Sync-Einstellungen: Rechnungen als PDF anhängen (Lexware Office → HubSpot)

Was passiert, wenn eine Bedingung nicht erfüllt ist?

Ist eine aktive Bedingung nicht erfüllt, wird der Datensatz nicht übertragen, sondern übersprungen. Im Sync-Protokoll erscheint er mit dem Hinweis „Bedingungen für Übertragung wurden nicht erfüllt“. Sobald die Bedingung später erfüllt wird – etwa wenn ein Deal in die vorausgesetzte Phase wechselt – erfolgt die Übertragung automatisch.

Das Sync-Protokoll verstehen

Auf der Detailseite zeigt das Sync-Protokoll jede Übertragung mit einem Status. Diese Status bedeuten:

• „Läuft“ – Die Übertragung wurde gestartet und wird gerade verarbeitet.
• „Erfolg“ – Der Datensatz wurde erfolgreich übertragen.
• „Übersprungen“ – Eine konfigurierte Bedingung war nicht erfüllt (z. B. Deal-Phase oder Lead-Status). Meldung: „Bedingungen für Übertragung wurden nicht erfüllt. Bitte prüfe die Integrationseinstellungen.“
• „Teilweise“ – Es wurden nicht alle Datensätze übertragen, z. B. wenn sich zu einer Rechnung kein passender HubSpot-Kontakt finden ließ. Meldung: „Es wurden nicht alle Datensätze synchronisiert.“
• „Fehler“ – Bei der Übertragung ist ein Fehler aufgetreten. Moncast wiederholt den Vorgang automatisch mehrfach.