HubSpot × sevdesk: Konfigurationsmöglichkeiten erklärt

Erfahre, wodurch eine Synchronisation ausgelöst wird, welche Daten zwischen HubSpot und sevdesk fließen und wie du die Übertragung mit Deal-Phasen- und Lead-Status-Bedingungen steuerst.

Sobald deine HubSpot × sevdesk-Integration aktiv ist, übernimmt Moncast die Übertragung deiner Daten automatisch. Dieser Guide erklärt, wann synchronisiert wird, welche Daten in welche Richtung fließen und wie du steuerst, welche Datensätze überhaupt übertragen werden.

Die Detailseite deiner aktiven Integration

Wann wird synchronisiert?

Moncast synchronisiert ereignisbasiert – also genau dann, wenn in HubSpot etwas passiert. Es gibt keinen festen Zeitplan und kein Intervall, in dem Daten „abgeholt“ werden.

• Ein Kontakt oder Unternehmen wird in HubSpot neu angelegt
• Relevante Eigenschaften eines Kontakts oder Unternehmens ändern sich
• Ein verknüpfter Deal wechselt seine Phase (löst eine erneute Prüfung der zugehörigen Kontakte und Unternehmen aus)

Was wird synchronisiert – und in welche Richtung?

Kontakte und Unternehmen werden von HubSpot nach sevdesk übertragen. Die folgende Übersicht zeigt die Datenflüsse im Detail:

sevdesk	Sync-Richtung	HubSpot
Kontakte		Contacts
sevdesk Kontakt-ID		Contact Properties
sevdesk Unternehmen-ID		Company Properties
Unternehmen		Companies

Welche Felder werden übertragen?

Moncast überträgt die folgenden Felder aus HubSpot nach sevdesk. Felder ohne Wert werden dabei einfach weggelassen. Bei Kontakten:

• Vorname & Nachname
• E-Mail-Adresse
• Firmenname
• Adresse und Stadt

Bei Unternehmen:

• Name
• Adresse, PLZ und Stadt
• Land

Voraussetzungen für die Übertragung

• Die Integration ist aktiv.
• Die jeweilige Synchronisation (Kontakte bzw. Unternehmen) ist in den Einstellungen aktiviert.
• Optional konfigurierte Bedingungen (Deal-Phase, Lead-Status) sind erfüllt – siehe unten.

Zuverlässigkeit

Schlägt eine Übertragung einmal fehl (z. B. wegen einer kurzzeitig nicht erreichbaren Schnittstelle), wiederholt Moncast den Vorgang automatisch mehrfach mit zunehmendem Abstand. Eine integrierte Duplikatserkennung verhindert doppelte Datensätze – bei Kontakten anhand der E-Mail-Adresse, bei Unternehmen anhand des Namens.

Übertragung gezielt steuern

Auf der Detailseite deiner Integration kannst du festlegen, welche Datensätze überhaupt übertragen werden. Dafür stehen dir zwei Bedingungen zur Verfügung, die du unabhängig voneinander aktivieren und kombinieren kannst.

Sync-Einstellungen: Deal-Phase voraussetzen und Lead-Status-Bedingung

Deal-Phase voraussetzen

Mit der Option „Deal-Phase voraussetzen“ überträgst du Kontakte und Unternehmen nur dann, wenn ein verknüpfter Deal mindestens eine bestimmte Phase erreicht hat. Du wählst dazu eine Pipeline und die gewünschte Mindest-Phase aus. Erst wenn ein zugehöriger Deal diese Phase (oder eine spätere) erreicht, wird der Datensatz übertragen. Die Bedingung gilt für Kontakte und Unternehmen gemeinsam.

Lead-Status-Bedingung

Mit der „Lead-Status-Bedingung“ überträgst du nur Datensätze, die einen bestimmten Lead-Status erreicht haben. Den maßgeblichen Lead-Status wählst du aus deinen HubSpot-Werten aus; die Bedingung lässt sich für Kontakte und Unternehmen getrennt festlegen.

Was passiert, wenn eine Bedingung nicht erfüllt ist?

Ist eine aktive Bedingung nicht erfüllt, wird der Datensatz nicht übertragen, sondern übersprungen. Im Sync-Protokoll erscheint er mit dem Hinweis „Bedingungen für Übertragung wurden nicht erfüllt“. Sobald die Bedingung später erfüllt wird – etwa wenn ein Deal in die vorausgesetzte Phase wechselt – erfolgt die Übertragung automatisch.

Das Sync-Protokoll verstehen

Auf der Detailseite zeigt das Sync-Protokoll jede Übertragung mit einem Status. Diese Status bedeuten:

• „Läuft“ – Die Übertragung wurde gestartet und wird gerade verarbeitet.
• „Erfolg“ – Der Datensatz wurde erfolgreich übertragen.
• „Übersprungen“ – Eine konfigurierte Bedingung war nicht erfüllt (z. B. Deal-Phase oder Lead-Status). Meldung: „Bedingungen für Übertragung wurden nicht erfüllt. Bitte prüfe die Integrationseinstellungen.“
• „Fehler“ – Bei der Übertragung ist ein Fehler aufgetreten. Moncast wiederholt den Vorgang automatisch mehrfach.