HubSpot × Lexware Office-Integration konfigurieren

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Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Konfiguration der HubSpot × Lexware Office-Integration – von der HubSpot-App bis zur Lexware Office-Autorisierung.

1. Integration abonnieren

Bevor du loslegst, benötigst du ein aktives Abonnement für die HubSpot × Lexware Office-Integration. Öffne dazu in Moncast den Bereich Integrationen und wähle HubSpot × Lexware Office aus. Dort siehst du eine Übersicht aller enthaltenen Features – darunter die automatische Kontaktanlage in Lexware Office, Lead-Status-Filter, Echtzeit-Synchronisation, Duplikatserkennung und die Möglichkeit, Rechnungen direkt im HubSpot-Kontakt zu hinterlegen. Schließe das Abonnement ab, um mit der Einrichtung zu beginnen.

Integrationsseite mit Feature-Übersicht und Abonnement-Button

2. HubSpot verbinden

Nach dem Abonnement wirst du auf die Konfigurationsseite weitergeleitet. Hier verbindest du zuerst dein HubSpot-Konto. Klicke auf den Button, um die Verbindung zu starten – du wirst automatisch zu HubSpot weitergeleitet, wo du Moncast den Zugriff auf dein CRM erlaubst.

Konfigurationsseite mit HubSpot-Verbindung

Auf der HubSpot-Seite wirst du gebeten, die angeforderten Berechtigungen zu bestätigen. Moncast benötigt Zugriff auf deine CRM-Daten (Kontakte und Unternehmen), den Datei-Manager sowie allgemeine Account-Informationen. Bestätige die Verbindung, um zu Moncast zurückzukehren.

HubSpot-Berechtigungen bestätigen

3. Lexware Office verbinden

Als Nächstes verbindest du dein Lexware Office-Konto. Dafür brauchst du einen Lexware Office API-Schlüssel. Falls du noch keinen hast, kannst du ihn direkt in Lexware Office erstellen: Öffne unter Erweiterungen die App „Public API", klicke auf „API-Schlüssel erstellen", vergib einen Namen (z. B. „Schlüssel für HubSpot") und wähle „Schlüssel mit allen Berechtigungen". Kopiere den angezeigten Schlüssel und füge ihn auf der Moncast-Konfigurationsseite ein.

Lexware Office-Verbindung in Moncast

API-Schlüssel in Lexware Office eingeben

Den Bereich zur API-Schlüssel-Verwaltung findest du in Lexware Office unter Erweiterungen → Public API. Dort kannst du neue Schlüssel erstellen und bestehende verwalten.

Public API in den Lexware Office-Erweiterungen

Neuen API-Schlüssel erstellen

API-Schlüssel benennen

Berechtigungen für den API-Schlüssel wählen

Bewahre deinen API-Schlüssel sicher auf. Er wird nur einmal angezeigt und kann nicht erneut abgerufen werden.

4. Verbindung testen und aktivieren

Sobald beide Systeme verbunden sind, kannst du die Einrichtung mit einer Test-Synchronisation überprüfen. Moncast testet dabei die Verbindung zu HubSpot und Lexware Office und führt eine Probe-Synchronisation durch. Wenn alles korrekt eingerichtet ist, erhältst du eine Erfolgsmeldung und kannst die Integration aktivieren.

Test-Synchronisation starten

Erfolgreicher Test – Integration kann aktiviert werden

5. Fertig – deine Integration ist aktiv

Nach der Aktivierung ist deine Integration einsatzbereit. Auf der Detailseite kannst du jederzeit den Status deiner Verbindungen einsehen, die Sync-Konfiguration anpassen (z. B. festlegen, ob Kontakte, Unternehmen oder beides synchronisiert werden soll, und ob Rechnungen als PDF angehängt werden) und im Sync-Protokoll alle bisherigen Synchronisationen nachverfolgen. Optional lässt sich ein Lead-Status-Filter aktivieren, um nur qualifizierte Kontakte zu übertragen.

Detailansicht der aktiven Integration

Wie und wann genau synchronisiert wird, welche Daten in welche Richtung übertragen werden (inklusive der Rechnungs-PDFs zurück nach HubSpot) und wie du die Übertragung über Deal-Phase und Lead-Status steuerst, erfährst du im Guide „HubSpot × Lexware Office: Konfigurationsmöglichkeiten erklärt“.